Huishoudelijk reglement

Huishoudelijk reglement van de TC “Welgelegen” (d.d. 27-02-2002- 2e versie) 

Rechten en verplichtingen der leden

Artikel 1

De leden zijn verplicht zich strikt te houden aan het ter plaatse geldende baanreglement en aan de schriftelijke of mondelinge aanwijzingen van het bestuur. Tenniskleding is op de baan voorgeschreven. 

Artikel 2

De leden zijn verplicht adresveranderingen ten spoedigste aan de ledenadministrateur door te geven.
Zij zijn tevens verplicht de contributie en, indien verschuldigd, het entreegeld te voldoen vóór 1 maart van het desbetreffende verenigingsjaar (begin van het tennisseizoen), tenzij betaald wordt door middel van automatische incasso. 

Artikel 3

De leden hebben het recht bij alle bijeenkomsten (geen bestuurs- of commissievergaderingen zijnde), wedstrijden en andere evenementen der vereniging aanwezig te zijn. 

Vergaderingen

Artikel 4

De vergaderingen van het bestuur worden gehouden zo dikwijls als de voorzitter of tenminste drie bestuursleden dit wensen. De voorzitter heeft in deze vergaderingen de leiding en is bevoegd de spreektijd van alle leden bij ieder agendapunt te limiteren, alsmede de vergadering te schorsen of te verdagen.

Artikel 5

Tot het bijeenroepen van een bestuursvergadering is de voorzitter bevoegd. Hij is daartoe verplicht op verzoek van tenminste drie bestuursleden. Indien aan dit verzoek binnen 14 dagen geen gevolg wordt gegeven en de bestuursvergadering niet binnen 28 dagen na indiening van het verzoek wordt gehouden, zijn de verzoekers zelf tot bijeenroeping bevoegd.

Artikel 6

Kandidaatstelling voor een door de algemene vergadering te verkiezen functionaris geschiedt door het bestuur en/ of door vijf seniorleden, ereleden of leden van verdienste. Kandidaatstelling door het bestuur geschiedt, nadat het bestuur zich heeft vergewist, dat de te stellen kandidaten een eventuele benoeming zullen aanvaarden. Kandidaatstelling door de leden geschiedt door middel van inlevering bij de secretaris van een daartoe strekkende schriftelijke verklaring, vergezeld van een bereidverklaring van de gestelde kandidaat, uiterlijk 7 dagen voor de algemene vergadering.

Artikel 7

Een besluit van - of benoeming door - de algemene vergadering, niet betrekking hebbende op een met name genoemd agendapunt der vergadering, is ongeldig, met inachtneming van artikel 16 leden 9 en 10 van de statuten. Een uitzondering op deze regel geldt, indien een zodanig besluit is genomen - of een zodanig benoemde is gekozen met minstens twee/derde van het aantal geldig uitgebrachte stemmen (blanco stemmen daaronder niet begrepen)- en naar aanleiding van een voorstel, dat naar het oordeel van het bestuur als urgent is te beschouwen, mits geen voorstel tot ontzetting, statutenwijziging of ontbinding der vereniging.

Artikel 8

De agenda der algemene vergadering bevat, behalve de uit de Statuten of de voorgaande artikelen van dit reglement voortvloeiende punten, ieder voorstel, dat tenminste zeven dagen vóór de verzending der convocaties door tenminste vijf leden schriftelijk bij de secretaris is ingediend, alsmede al hetgeen de tot bijeenroeping der vergadering bevoegden daarin wensen op te nemen.

Artikel 9

Alle op de agenda van de vergadering voorkomende punten worden in die vergadering aan de orde gesteld en behandeld. Bij ieder punt wordt tevens behandeld ieder mondeling door een lid staande de vergadering gedaan voorstel, hetwelk met het aan de orde zijnde agendapunt samenhangt, mits in geval van een algemene vergadering ondersteund door tenminste vier andere leden. 

Commissies

Artikel 10

De algemene vergadering kan één of meerdere commissies benoemen, met algemene of bijzondere opdrachten, welke zich niet mogen uitstrekken buiten de grenzen der bevoegdheden van de benoemde commissie(s).
Deze commissie(s) en door het bestuur ingestelde commissies blijven te allen tijde verantwoordelijk tegenover de instantie die hen heeft benoemd. Bij of na de benoeming kunnen tevens de bevoegdheden en verplichtingen van iedere commissie worden geregeld of gewijzigd.
De commissies - met uitzondering van de commissie als bedoeld in artikel 11 lid 4 van de Statuten - kunnen te allen tijde door de algemene vergadering worden ontbonden. Ook kunnen één of meer leden daarvan als zodanig door de algemene vergadering worden ontslagen en al dan niet door anderen worden vervangen.

Artikel 11

De commissie, als bedoeld in artikel 11 lid 4 van de Statuten, bestaande uit tenminste twee leden, wordt bij haar benoeming telkens geldend voor één jaar, aangevuld met een plaatsvervangend lid, dat bij ontstentenis van een van de commissieleden diens plaats zal innemen. Dit plaatsvervangend lid zal in het volgende verenigingsjaar, door de algemene vergadering worden benoemd tot lid van de commissie in de plaats van dat lid van de commissie, dat het langst in de commissie zitting gehad heeft.

Artikel 12

Door het bestuur wordt, voor de duur van tenminste één jaar een technische commissie gekozen (hierna aangeduid als T.C.), bestaande uit een oneven aantal leden. Bestuursleden kunnen ook zitting hebben in de T.C. 

Artikel 13

De werkzaamheden van de T.C. kunnen onder meer bestaan uit: 

a. het beoordelen van leden op hun speelsterkte

b. het doen bezorgen en verzorgen van het materiaal op en van de banen

c. het verzorgen van de aanwijzingen en het in de praktijk brengen van de jaarlijks door de T.C. op te maken speeltsterkte

Besluitvorming

Artikel 14

Verlangt omtrent een aan de orde gesteld voorstel geen der stemgerechtigde leden stemming, dan wordt gerekend dat het voorstel is aangenomen. In het tegenovergestelde geval wordt tot stemming overgegaan.
Indien meerdere personen voor een functie kandidaat gesteld zijn, wordt tot stemming overgegaan.

Artikel 15

Stemming over personen geschiedt door middel van gesloten briefjes.
Ter bepaling van het resultaat der stemming blijven ongeldige en blanco stemmen buiten beschouwing. Een stem is ongeldig, indien op het stembriefje iets anders is aangegeven dan noodzakelijk is voor het uitbrengen van de stem. Indien een ingediend voorstel niet de vereiste meerderheid heeft verworven, is het niet aangenomen. 

Artikel 16

In geval van verkiezing wordt over iedere benoeming apart gestemd.
Door de algemene vergadering kan slechts worden gekozen een persoon, die is kandidaat gesteld op de wijze als bij de Statuten en huishoudelijk reglement is geregeld. Dit geldt niet ten aanzien van de benoeming van ereleden. Besluiten worden genomen met meerderheid van stemmen, tenzij bij Statuten of huishoudelijk reglement anders is bepaald. Bij staking van de stemmen wordt een voorstel als verworpen beschouwd. 

Bestuur

Artikel 17

De op statutaire wijze tot verenigingsbestuurder benoemde is verplicht, het bestuurslidmaatschap te aanvaarden. Hij kan echter te allen tijde als zodanig aftreden. Hij is bevoegd tot het bijwonen van alle bestuursvergaderingen, tot het daarin voeren van het woord en het daarin uitbrengen van zijn stem. Ieder bestuurslid heeft één stem. Het stemrecht mag niet door middel van een gemachtigde worden uitgeoefend. Ieder jaar treden twee bestuursleden af volgens een op te maken rooster, waarbij de volgorde zoveel mogelijk wordt bepaald naar die van toetreding als zodanig. Ook treden jaarlijks af de in artikel 9 lid 10 van de Statuten genoemde adviseurs. 

De aftredende functionarissen zijn terstond herkiesbaar. De verkiezingen van bestuursleden ter vervanging van de aftredende geschieden in de eerste algemene vergadering, waarin daartoe de mogelijkheid bestaat.
Het bestuurslid, gekozen ter vervulling van een tussentijds ontstane vacature, treedt af op het tijdstip waarop het lid dat hij vervangt, volgens rooster had moeten aftreden. 

Artikel 18

De eerste vergadering van het bestuur na de algemene vergadering wordt een vice-voorzitter gekozen. Deze neemt bij ontstentenis van de voorzitter, diens werkzaamheden waar. Bij ontstentenis van de vice-voorzitter of van een ander bestuurslid worden diens werkzaamheden waargenomen door één of meer door het bestuur uit zijn midden gekozen leden.
Blijvende ontstentenis van één of meer bestuursleden is niet van invloed op de bevoegdheden van het bestuur. In geval van blijvende ontstentenis van alle bestuursleden fungeren de aanwezige, laatstelijk reglementair afgetreden bestuursleden als tijdelijk bestuur.

Artikel 19

Schade aan de vereniging of één hare bezittingen toegebracht of mede veroorzaakt door een lid, kan door het bestuur geheel of ten dele op dat lid worden verhaald.

Artikel 20

Het bedrag als bedoeld in artikel 10 lid 3 onder sub c der statuten wordt gesteld op Euro 10.000,-. 

Verplichtingen van het bestuur

Artikel 21

Het bestuur is verplicht, op overzichtelijke wijze een volledige administratie bij te houden van: 

a. namen en adressen van de in artikel 4 der Statuten bedoelde personen 

b. presentielijsten en notulen van alle algemene vergaderingen en vergaderingen van het bestuur

c.  de bezittingen en schulden van de vereniging. Kleine voorwerpen van geringe waarde, welker gebruik korter dan een jaar pleegt te duren, behoeven daarin niet te worden opgenomen. 

Van de onder a bedoelde administratie moet aan ieder lid, die daarom verzoekt, binnen twee weken inzage worden verstrekt. 

Aanmeldingsformulier.

Artikel 22

Op het aanmeldingsformulier, als bedoeld in artikel 5 lid 1 van de Statuten dient vermeld te worden: naam, voornamen, adres, woonplaats, geboortejaar en -datum en geslacht.

Artikel 22 a.

1. Het bestuur is bevoegd tot het instellen van een ledenstop zodra de door de algemene vergadering vastgesteld maxima voor de volgende categorieën leden zijn bereikt:

a. seniorleden

b. juniorleden

2. Zodra er een ledenstop als bedoeld in het eerste lid van kracht is zal er door het bestuur een wachtlijst worden aangelegd. De wachtlijst is openbaar en ligt ter inzage bij de secretaris. Op deze wachtlijst worden adspirant leden genoteerd in volgorde van aanmelding;

3. Bij de beslissing omtrent toelating als lid ingevolge artikel 5 van de statuten wordt bij de hantering van een wachtlijst in beginsel de volgorde van aanmelding aangehouden. Van deze volgorde zal alleen dan worden afgeweken indien het aspirant-lid deel uitmaakt van een huishouden of samenlevingsverband, waarvan reeds 1 lid of meer leden speelrecht binnen de vereniging geniet(en). 

Bestuursreglement alcohol in sportkantines

Artikel 23

Het bestuur is verplicht, bij overtreding van het gestelde in het bestuursreglement alcoholverstrekking in sportkantines, de in dat reglement genoemde sanctie(s) aan betrokkene(n) op te leggen.

Contributie

Artikel 24

De leden, met uitzondering van de ereleden en leden van verdienste, betalen een jaarlijkse bijdrage te bepalen in de jaarvergadering. Nieuw toegetreden leden betalen eventueel een entreegeld.

Artikel 25

De vastgestelde contributie dient te worden voldaan uiterlijk op 1 maart van het lopende kalenderjaar tenzij betaald wordt in termijnen door middel van automatische incasso.
Bij betaling van de contributie vóór 1 maart, dan wel ná 2 april van het lopende kalenderjaar, kan een korting respectievelijk een toeslag op de contributie worden verleend respectievelijk geheven.
Per lid kan deze korting resp. toeslag, maximaal 10% van de betreffende jaarcontributie bedragen.

Artikel 26

Voor nieuw toe te treden leden is de volgende regeling van kracht:

a) bij aanmelding vóór 1 juni van het kalenderjaar 100%;

b) bij aanmelding tussen 1 juni en 31 juli van het lopende kalenderjaar 75%; c) bij aanmelding ná 31 juli van het lopende kalenderjaar 50%. 

Slotbepalingen

Artikel 27

Alle leden ontvangen desgewenst van de secretaris één exemplaar van de Statuten en van dit reglement, zulks tegen een door het bestuur vast te stellen vergoeding.

Artikel 28

Aldus vastgesteld door de algemene vergadering op 27 maart 1980. 

Aangepast conform vaststelling door algemene vergadering op 27 februari 2002.